數字檔案室，是指機關在履行職能過程中，運用現代信息技術對電子檔案和傳統載體檔案數字副本等數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺。
與傳統檔案室相比較，數字檔案室具有獨有的特點和功能：
1） 檔案資源“數字”化。數字檔案室以統一的數字形式存儲各種信息，包括文本、 圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進了組織形式。信息記錄形式的“數字”化，是數字檔案室的基本特征。
2） 檔案實體“虛擬化”。通過對紙質檔案、 縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統載體檔案進行數字化加工，實現檔案實體“虛擬化”，使之能夠與其他數字檔案資源一并進行管理和規范。
3） 檔案管理系統化。將檔案業務流程、標準規范固化在數字檔案室應用系統中，實現數字檔案資源系統、規范管理。
4） 信息傳遞網絡化。數字檔案室依附于網絡而存在，通過不同類型的網絡實現檔案收集、管理和移交，用戶不必親自“登門造訪”，就可以利用所需的信息，從而加快信息交流與反饋的速度。
5） 檔案利用知識化。數字檔案室將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源在知識單元的基礎上有機組織并鏈接起來，以動態分布的方式為用戶提供服務，實現由檔案的提供向知識的提供轉變。
隨著信息技術的飛速發展和互聯網絡的無限延伸，數字化、網絡化、信息化已深刻地影響了人們的工作、學習、生活和娛樂，我們已不可逆轉地進入了大數據時代。面對大數據時代的機遇與挑戰，傳統檔案室必須向數字檔案室轉變，才能適應檔案環境的新變化，開拓檔案工作的新局面。
2014年2月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發 《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》要求：“各地區各部門各單位要把數字檔案館（室）建設 列入信息化建設整體規劃，從人力、財力、物力上 統籌安排，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化”，“支持檔案館（室）把可公開的各類檔案、信 息上傳網絡，開展遠程利用”。
《福建省國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和二〇三五年遠景目標綱要》（閩政〔2021〕4號）中推進公共數據資源開放共享中明確指出“建立完善全省公共數據資源目錄，實施政務數據匯聚應用工程，完善人口、法人、社會信用、自然資源和空間地理等基礎數據 資源庫、電子證照等重點資源庫，分期分批建設行業主題數據庫，進一步規范電子文件歸檔和電子檔案管理，推動數字檔案室、檔案館建設。拓展公共數據開放維度，促進與民生緊密相關、社會迫切需要、產業發展急需的重點領域公共數據資源開放。健全政務數據匯聚共享保障機制，統籌推進政務數據跨部門、多層級匯聚共享和“一源多用”，打破信息孤島，把“數據池塘”匯聚成“數據海洋”。
2013年10月《楊冬權在全國數字檔案館（室）建設推進會上的講話》：數字檔案館（室）是數字時代或者說大數據時代檔 案館（室）的發展方向，是現代的新型檔案館（室），是對傳統檔案館（室）的升級，是“第二代”或“升級版”的檔案館（室）。檔案工作是否現代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標志就是 看是否建成數字檔案館（室）。可以說建設數字檔 案館（室），是實現我國檔案工作現代化，把我國建成檔案強國的一項迫切任務和重要內容。
建設目標：數字檔案室建設應以文書、專業、照片、多媒體等多種檔案數據庫為基礎，以硬盤、光盤、磁帶等數字化設備為載體，以傳統載體檔案的數字化和電子文件歸檔管理的一體化為重點，以檔案數字資源為主導的檔案資源體系、形成統一的信息資源共享中心、實現一站式信息服務、一體化集團管控打下堅實基礎，同時也有效推動實現檔案信息資源高效、精準服務企業生產經營發展，實現企業（機關）各類檔案信息資源（包括業務電子數據）的規范管理和有效利用。